PDF คือนามสกุลไฟล์เอกสารที่ง่ายต่อการแชร์ และสั่งพิมพ์ เนื่องจากเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มักจะทำการติดตั้งซอฟท์แวร์สำหรับการเปิดไฟล์ชนิดนี้ไว้อยู่แล้ว ซึ่งไม่เพียงแต่มันจะคงหน้าตาเอกสารของคุณไว้ลักษณะเดิมเมื่อส่งต่อให้ผู้อื่นนำไปเปิด แต่มันยังคงมีการรักษาความปลอดภัยที่เยี่ยมยอด เนื่องจากคุณสมบัติที่ไม่สามารถทำการแก้ไขใดๆ ในเอกสารได้นั่นเอง และส่วนใหญ่แล้วการเปิด หรือการสั่งพิมพ์ไฟล์ PDF นั้นไม่ค่อยมีความยุ่งยากสักเท่าไหร่ ถ้าหากคุณทำการเปิดไฟล์โดยใช้โปรแกรม Adobe Reader เวอร์ชั่นฟรี ซึ่งเป็นเจ้าของฟอร์แมตดังกล่าว แต่ถ้าหากเกิดอยากที่จะแปลงไฟล์เอกสารอื่นๆ ให้เป็นนามสกุลPDF แล้วล่ะก็ เห็นทีคงจะต้องหันไปพึ่งโปรแกรมอื่นๆ แทน ซึ่งก็มีทั้งแบบเสียเงิน และแบบฟรีให้เลือกใช้ ดังนั้น ด้านล่างต่อจากนี้ไป คือขั้นตอนง่ายๆ สำหรับการแปลงไฟล์PDF ด้วยโปรแกรมเอกสารยอดนิยมอย่าง Microsoft Word และโปรแกรมฟรี PDF reDirect
เริ่มต้นด้วยขั้นตอนง่ายๆ สำหรับการแปลงไฟล์ด้วย Microsoft Word 2010
1. ทำการเปิดไฟล์เอกสารที่คุณต้องการแปลงขึ้นมาอันดับแรก แล้วเลือกคำสั่ง File > Save As
เริ่มต้นด้วยขั้นตอนง่ายๆ สำหรับการแปลงไฟล์ด้วย Microsoft Word 2010
1. ทำการเปิดไฟล์เอกสารที่คุณต้องการแปลงขึ้นมาอันดับแรก แล้วเลือกคำสั่ง File > Save As
2.ตั้งชื่อเอกสารในช่อง File Name แล้วเลือก PDF ในช่อง Save As Type
3.เลือกคุณภาพของเอกสารว่าต้องการระดับ Standard หรือ Minimum Size
4.คลิกที่ Options สำหรับการปรับตั้งค่าการแปลงไฟล์อื่นๆ > คลิกที่ Markup เมื่อทำการตั้งค่าเรียบร้อย > คลิกOK
5.กลับมาที่หน้าต่างเดิม คลิกที่ Save ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย แต่ถ้าหากต้องการดูไฟล์ที่เพิ่งแปลงมาในทันที ให้ทำเครื่องหมายถูกที่หน้าข้อความ Open File After Publishing ด้วย
หมายเหตุ
สำหรับผู้ใช้ Microsoft Word 2007 สามารถดาวน์โหลดปลั๊กอินเสริม Microsoft Save as PDF or XPS ได้ที่http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyId=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=en โดยเมื่อดาวน์โหลด และติดตั้งเรียบร้อยแล้ว สามารถทำตามขั้นตอนด้านบนได้เลย แต่ถ้าหากคุณเป็นผู้หนึ่งที่ใช้โปรแกรมเอกสารเวอร์ชั่นเก๋ากึก ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้แทน
สร้างไฟล์เอกสาร PDF ด้วยโปรแกรม PDF reDirect
สำหรับโปรแกรมที่เราจะใช้ทำการแปลงไฟล์ PDF ได้แก่ โปรแกรม PDF reDirect ซึ่งเป็นโปรแกรมที่เหมาะสำหรับผู้ใช้ Windows 7, Vista และ XP โดยสามารถเข้าไปดาวน์โหลดเวอร์ชั่นฟรีมาใช้ได้ที่เว็บไซต์ http://www.exp-systems.com/PDFreDirect/Downloads.htm?1ซึ่งเมื่อดาวน์โหลดมาแล้ว ให้ทำการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ให้เรียบร้อย แล้วเริ่มต้นกันเลย
1.เลือกคำสั่ง Print บนโปรแกรมเอกสารที่คุณใช้
2.ในช่องชื่อของเครื่องพิมพ์ ให้เลือกเป็น PDF reDirect
3.คลิก OK เพื่อเข้าสู่หน้าต่างโปรแกรม PDF reDirect
4.เมื่อหน้าต่างโปรแกรมปรากฏขึ้น คุณจะสามารถตั้งชื่อไฟล์เอกสาร, เลือกโฟลเดอร์ที่บันนทึก, ระดับคุณภาพ และกำหนดรหัสผ่านสำหรับการเปิดไฟล์ได้ ซึ่งเมื่อปรับค่าต่างๆ เรียบร้อยแล้วให้ทำการคลิกที่ Save เพื่อทำการแปลงไฟล์เป็น PDF เท่านี้ก็เรียบร้อย
ข้อสังเกต
-ควรทำการเก็บไฟล์ต้นฉบับ หลังจากที่แปลงเป็นไฟล์เอกสาร PDF ไว้ก่อน อย่าเพิ่งลบทิ้ง เพราะการเรียกคืนไฟล์PDF ให้เหมือนกับต้นฉบับนั้นจะทำได้ไม่ค่อยดีนัก อีกทั้งการแก้ไขบนไฟล์PDF ยังทำได้ยากอีกด้วย
-ตามปกติแล้ว การแปลงไฟล์ PDF จะถูกทำสำเนาอย่างถูกต้องจากตัวต้นฉบับ แต่ในบางครั้ง ก็อาจจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นก็เป็นได้ ตัวอย่างเช่น ไฟล์PDF ของหน้าเว็บเพจอาจจะมีการลบภาพกราฟฟิค หรือโฆษณาออกไป ดังนั้นเพื่อความแน่ใจ ผู้เขียนขอแนะนำว่าควรจะใช้วิธีการจับภาพบนหน้าเว็บเพจก่อนที่จะทำการแปลงไฟล์เป็นPDF
ที่มา : http://www.pcworld.com/article/212439/how_to_print_files_as_pdfs.html
ข้อสังเกต
-ควรทำการเก็บไฟล์ต้นฉบับ หลังจากที่แปลงเป็นไฟล์เอกสาร PDF ไว้ก่อน อย่าเพิ่งลบทิ้ง เพราะการเรียกคืนไฟล์PDF ให้เหมือนกับต้นฉบับนั้นจะทำได้ไม่ค่อยดีนัก อีกทั้งการแก้ไขบนไฟล์PDF ยังทำได้ยากอีกด้วย
-ตามปกติแล้ว การแปลงไฟล์ PDF จะถูกทำสำเนาอย่างถูกต้องจากตัวต้นฉบับ แต่ในบางครั้ง ก็อาจจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นก็เป็นได้ ตัวอย่างเช่น ไฟล์PDF ของหน้าเว็บเพจอาจจะมีการลบภาพกราฟฟิค หรือโฆษณาออกไป ดังนั้นเพื่อความแน่ใจ ผู้เขียนขอแนะนำว่าควรจะใช้วิธีการจับภาพบนหน้าเว็บเพจก่อนที่จะทำการแปลงไฟล์เป็นPDF
ที่มา : http://www.pcworld.com/article/212439/how_to_print_files_as_pdfs.html
